¿Cómo determinamos el retorno de la inversión en un nuevo software?

¿Cómo determinamos el retorno de la inversión en un nuevo software?

Muchas empresas están planteándose en estos momentos qué herramienta es la adecuada para cumplir con la nueva ley de control horario, que modifica el ART. 34 de la Ley del Estatuto de los Trabajadores.

Para tomar una buena decisión, no sólo es importante testear las herramientas para comprobar que cumplen con nuestras necesidades y expectativas, sino que es imprescindible calcular el retorno de la inversión

Pero éste es un cálculo muy complicado. Permítanme guiarles en esta cuestión, para dotar de argumentos su decisión de adquisición o uso de nuevo software frente al registro tradicional en papel.

¿Qué es el retorno de la inversión o ROI?

Un retorno de la inversión, o ROI, no es un término abstracto. Es un cálculo específico del costo de una inversión versus su beneficio. El ROI siempre se calcula de la misma manera, ya sea para software o cualquier otra cosa.

La fórmula utilizada para calcular el ROI es la siguiente: ROI = (Ganancia inversión) – (Coste inversión) / (Coste inversión)

Analicemos los dos componentes de este cálculo y veamos qué ocurre con las compras de software de control horario.

La ganancia de inversión

La ganancia de una inversión es el beneficio (importe €) que obtendremos al implementar el nuevo sistema de software. En algunas líneas de trabajo, la ganancia es fácil de calcular. Por ejemplo, si una tienda minorista abre una tienda online, seguramente verá un aumento en sus ventas y se traduce fácilmente en un importe.

En el caso de software de control horario, no veremos un claro aumento en los ingresos sino una disminución de costes. Debemos considerar como ganancia el dinero que no gastamos al comenzar a usar el software.

Por ejemplo, en el caso de las obligaciones legislativas, si no cumplimos con las regulaciones, podemos ser sancionados con una multa. QUIVA ofrece garantías para que las empresas cumplan con todos los requisitos reglamentarios: el dinero que no pagamos en multas sería una ganancia en inversión.

Del mismo modo, el tiempo que ahorra el trabajador rellenando hojas de registro horario y el tiempo que ahorra la persona de administración al poder generar de forma automática un informe de horas extra (ya que deja de tener que contabilizarlas manualmente a partir de las hojas de registro o lo partes de trabajo), y el trabajo extra que pueden asumir ambos como resultado, representa también una ganancia

Por último, consideremos que el nuevo software reemplazará un sistema antiguo: el sistema de registro de lápiz y papel antiguo supone un coste de material. El importe que no está gastando en material puede considerarse también una ganancia.

Coste de inversión

El coste de inversión es la cantidad de dinero que gastamos en implementar y mantener el nuevo sistema de software. En nuestro caso, son las cuotas mensuales.

Pero existen costes adicionales al implantar un nuevo sistema de software, por ejemplo, la instalación, educar al personal y capacitarlos para usar el nuevo sistema.

Tengamos en cuenta también el coste de oportunidad en el que estamos incurriendo: el tiempo dedicamos a aprender sobre el sistema, o a instalarlo y mantenerlo, es el tiempo que habríamos dedicado a otra tarea. Además de que puede provocar una disminución de la productividad mientras el personal se adapta.

Cuestiones de este calibre son las que debemos tener en cuenta para averiguar nuestro coste.

Pautas para el cálculo

Para concluir, resaltar que, para un buen cálculo, será necesario cuantificar el tiempo que ahorramos o el tiempo que perdemos durante el período de implementación, así como la cantidad de dinero que representa el tiempo de los trabajadores.

Aconsejo realizar dos o más estimaciones: mínimo una estimación pesimista, que asuma la ganancia razonable más baja y el coste razonable más alto, y una optimista, con alta ganancia y bajo coste. El resultado más realista estará entre ambas y, de esta manera, obtendrá una horquilla razonable de posibilidades. Siempre podemos irnos al caso peor para estar preparados para la situación más desfavorable.

Los costes y beneficios reales de un sistema de software son invisibles, pero estoy segura de que realizar este cálculo le ayudará a tomar una buena decisión y dotará de argumentos su elección ante las personas que tomarán la decisión de la contratación.

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