Ventajas del registro digital frente al tradicional en papel

Ventajas del registro digital frente al tradicional en papel

Si hay algo que las empresas ya tienen clarísimo a estas alturas es que el registro de la jornada laboral es obligatorio en España. Pero, donde sí surgen algunas dudas es en la manera de llevarlo a cabo. ¿Registro en papel o digital? Ésta es la pregunta que se hacen muchos empresarios pero que desde Quiva tiene una única respuesta: si quieres garantizar la agilidad, productividad, ahorro y eficiencia de este complicado proceso tu solución es el registro digital. Y por si todavía tienes alguna duda, vamos a profundizar en las desventajas del tradicional papel sobre la digitalización.

 

Desventajas del papel frente al registro digital

 

  • El papel es un registro válido pero obliga a guardar una hoja/mes/empleado durante cuatro años. Esto acarrea no pocos inconvenientes (ocupa espacio, se acumula papel, posibles extravíos), ya que se tiene que guardar toda esa documentación en formato físico. Además, todo este proceso dista mucho de ser sostenible o de cuidar el medio ambiente.
  • Errores en el cumplimentado. El trabajador no suele cumplimentarlo como es debido. Se debe de registrar la entrada y la salida pero también la pausa para comer y todo ello debe estar perfectamente claro si, por ejemplo, llega un inspector a las 12 horas. Debemos de tener todos los registros de los días anteriores pero nunca los posteriores. Y no deberíamos haber cumplimentado aún el día en curso hasta el final, sólo la entrada y la pausa del almuerzo. Es decir, el registro, aunque sea manual, debe llevarse en tiempo real.
  • El papel es una herramienta que permite al trabajador no hacer el registro en tiempo real, lo que muchas veces supone que olvide hacerlo en el momento.
  • Es un sistema poco ágil para los trabajadores itinerantes, ya que les obliga a llevar siempre su registro encima.
  • Si los sindicatos reclaman información sobre la jornada del trabajador, habría que hacer manualmente el conteo de horas y entregárselo. No valdría con facilitarles una copia del registro porque aparece información privada del trabajador, más allá de las horas extra que haya realizado, que no debe de estar en poder de los representantes de los trabajadores. Los sindicatos no deben tener información de hora de entrada y salida, por ejemplo. Única y exclusivamente tendrán acceso a la cantidad de horas extra por trabajador.
  • El trabajador no tendrá acceso a su información anterior al mes en curso, salvo que haga copias del registro. La administración no obliga a que la información esté siempre disponible, salvo las horas extra acumuladas por mes. El trabajador ni siquiera tiene que tener acceso a la información sobre todas sus pausas y a su registro concreto.

 

Ventajas del registro digital

 

  • La digitalización minimiza los errores de nuestro equipo humano aumentando la productividad y la rentabilidad económica de nuestra organización.
  • Las aplicaciones móviles permiten llevar siempre tu registro actualizado en un formato de pequeño tamaño y fácil de transportar como es el teléfono móvil, el compañero inseparable de todo trabajador itinerante.
  • Las aplicaciones móviles y las herramientas de gestión electrónica dotan a la empresa de mecanismos de control adicional como por ejemplo la geolocalización del personal, el registro de actividad en tiempo real o la gestión de proyectos.
  • Las herramientas electrónicas también ayudan a simplificar el trabajo administrativo y la recopilación de información. A la hora de realizar las nóminas tenemos registradas, de forma inmediata, tanto las dietas como los desplazamientos, que aparecerán de forma automática en los informes.
  • La conversión de la información analógica en digital facilita el trabajo colaborativo entre diferentes departamentos, sedes o sucursales de una empresa.
  • Trabajar con documentación digital reduce el consumo de papel y por tanto no solo los gastos sino lo que es mucho más importante, el impacto negativo en nuestro medio ambiente.
  • La digitalización mejora la rapidez y la calidad de nuestro servicio, lo que se traduce en una mayor satisfacción de nuestros clientes.

 

Quiva es el mejor ejemplo de las ventajas que ofrece la gestión digital. Te damos una solución ágil y sencilla, que facilita el registro horario al tiempo que permite realizar un seguimiento en tiempo real de los trabajadores de tu empresa, proporcionándote la información imprescindible en la toma de decisiones, para optimizar tu servicio y mejorar la productividad y rentabilidad de tu organización.

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